Notuleren
Volgens sommige mensen het meest saaie werk binnen het bedrijf. Vaak wordt het notuleren er even bijgedaan. Bij de start van een vergadering wordt er gevraagd ‘wie notuleert er vandaag’ en bijna altijd moet er iemand ‘vrijwillig aangewezen worden’ want een spontaan aanbod om te notuleren komt er eigenlijk nooit. En toch zijn goede notulen erg belangrijk!
Live of online
Als je niet zelf wil notuleren, omdat je je aandacht bij de vergadering wil houden, is er natuurlijk een mogelijkheid tot het inhuren van een notulist. Dankzij moderne technologieën kunnen notulisten op twee verschillende manieren hun werk doen: op locatie of op afstand middels een online verbinding.
Voordelen van professioneel notuleren
Het inhuren van een professionele notulist geeft veel voordelen aan bedrijven. Een aantal daarvan zijn:
Vastleggen van belangrijke informatie
Vergaderingen bevatten vaak waardevolle discussies, beslissingen en actiepunten. Een notulist zorgt ervoor dat al deze informatie nauwkeurig wordt vastgelegd en gedocumenteerd. Dit helpt bij het voorkomen van misverstanden en verduidelijkt de verantwoordelijkheden van de betrokkenen.
Juridische en compliance-redenen
In sommige sectoren en bij bepaalde soorten vergaderingen, zoals bestuursvergaderingen, is het wettelijk verplicht om notulen bij te houden. Notulen kunnen dienen als juridisch bewijs in het geval van geschillen of audits, en ze kunnen helpen bij het aantonen van naleving van regelgeving.
Efficiëntie en productiviteit
Een professionele notulist stelt deelnemers in staat om zich te concentreren op de vergadering zelf, zonder de afleiding van aantekeningen maken. Dit bevordert een efficiëntere vergadering en verbetert de productiviteit.
Opvolging en verantwoording
Notulen bevatten actiepunten en deadlines, waardoor het gemakkelijker wordt om de opvolging van beslissingen en verantwoordelijkheden te volgen. Ze fungeren als een routekaart voor toekomstige acties.
Bezwaren tegen een notulist
Ondanks de voordelen van het hebben van een notulisten bij de vergadering, hebben sommige bedrijven nog altijd bezwaren tegen het inhuren van een notulist. We nemen de twee meest gehoorde bezwaren en weerleggen die meteen even.
Kosten; het inhuren van een notulist kan als een extra kostenpost worden gezien. Bedrijven moeten echter in gedachten houden dat de efficiëntie en effectiviteit van vergaderingen kunnen verbeteren, wat uiteindelijk kostenbesparend kan zijn.
Een professionele notulist kan de waarde van de vergadering vergroten door zinloze discussies te minimaliseren, de opvolging van actiepunten te verbeteren en de naleving van regelgeving te waarborgen.
Verlies van vertrouwelijkheid; bedrijven kunnen zich zorgen maken over de vertrouwelijkheid van de informatie die wordt gedeeld tijdens de vergadering in aanwezigheid van een notulist.
Professionele notulisten zijn altijd gebonden aan geheimhoudingsplicht en ethische normen. Ze begrijpen het belang van vertrouwelijkheid en zijn getraind om gevoelige informatie op een veilige manier te behandelen.
Dus waarom is het toch voordelig om een notulist in te huren?
Het inhuren van een notulist kan een waardevolle investering zijn voor bedrijven en kan bijdragen aan het stroomlijnen van hun vergaderingen en het waarborgen van de kwaliteit binnen de organisatie.
Wil je hier meer over weten?
Mail dan naar info@petraverschoor.nl of plan een vrijblijvend gesprek in.
